Zaakgericht werken: koude en warme digitale dossiers

EEN VERGELIJKEND ONDERZOEK NAAR
GEMEENTELIJKE DMS EN WORKFLOW-OPLOSSINGEN
Digitale documenten en processen vormen tegenwoordig
een belangrijk onderdeel van allerlei organisaties,
waaronder gemeenten. Dit boek is het resultaat van
een onderzoek naar functionaliteiten en applicaties
ter ondersteuning van digitaal documentbeheer
en digitale processen, bij onder meer gemeenten.
Hierbij spelen zaaksystemen en applicaties rondom
enterprise content management, recordmanagement en
documentmanagement een centrale rol. Er zijn vele zeer
verschillende documentmanagementsystemen (DMS)
op de markt. In het onderhavige onderzoek zijn in een
laboratoriumopstelling zeven van deze pakketten handson
geëvalueerd aan de hand van een evaluatieraamwerk.
De pakketten zijn aan de hand van dit raamwerk met
elkaar vergeleken. Het uitgangspunt van dit boek is echter
niet het geven van een beschrijving van de verschillende
pakketten. Het gaat juist om het beschrijven van de
diverse technische én functionele facetten die van
belang zijn bij de inrichting en het beheer van digitale
documenten en processen, alsook de procesmatige en
organisatorische implicaties van bijvoorbeeld de invoering
van een gemeentebreed DMS of zaaksysteem. De
functionaliteit is pakketonafhankelijk beschreven vanuit de
(gemeentelijke) processen waarin het DMS een rol speelt.
Dit boek is bestemd voor managers, DIV'ers en
i-adviseurs. Tevens kan het dienen als naslagwerk voor
anderen die geïnteresseerd zijn in zaaksystemen en
digitaal documentbeheer, zoals e-business/e-government
architecten en projectleiders, managers front- en
midoffi ce, chief information/technology offi cers, en
coördinatoren I&A/O&I/informatiemanagement en hoofden
ICT/automatisering.

Onderzoek en boek zijn tot stand gekomen onder leiding van
prof. dr. ir. Wouter J. Keller, deeltijd hoogleraar Informatica aan de
Vrije Universiteit en directeur van adviesbureau M&I/Argitek. Drs. Frank
J. Kuiper is en ir. Auke Damstra was adviseur bij M&I/Argitek. Ing. Dirk
Koster is managing director bij Dino4 en associate bij M&I/Partners.
Als bijlage is een bijdrage van drs. Timo ten Cate/GovUnited opgenomen.
De gemeenten Breda, De gemeenten Breda, Den Haag, Maastricht en
Utrecht hebben als begeleidingsgroep opgetreden, onder voorzitterschap
van EGEM. Naar aanleiding van het onderzoek is in december 2007 en
mei 2008 een seminar gehouden onder de titel 'Digitale Documenten en
Processen: van Koude naar Warme Dossiers'.